Pajak dan Biaya Notaris Saat Legalisasi Dokumen Anda
Apa Itu Legalisasi Notaris dan Kapan Anda Membutuhkannya
Banyak orang datang ke kantor notaris membawa ijazah, akta kelahiran, atau surat kuasa, lalu bingung ketika petugas bertanya apakah mau dilegalisasi, diwaarmerking, atau dibuatkan akta. Ketiganya berbeda. Legalisasi notaris adalah pengesahan tanda tangan yang ada di atas dokumen, biasanya dilakukan pejabat yang berwenang atau notaris yang mengenal si penanda tangan. Notaris tidak menilai isi dokumen, hanya memastikan bahwa tanda tangan itu benar milik orang yang bersangkutan dan dibubuhkan di hadapannya.
Kebutuhan legalisasi muncul paling sering untuk keperluan luar negeri. Misalnya seorang lulusan universitas di Bandung yang akan melanjutkan studi di Belanda diminta melegalisasi ijazah dan transkrip oleh notaris, lalu meneruskannya ke Kementerian Luar Negeri dan kedutaan. Tanpa legalisasi, dokumen dianggap belum sah di negara tujuan. Legalisasi juga sering diminta bank, instansi pemerintah, atau perusahaan saat menerima dokumen dari pihak ketiga.
Perlu diingat, sejak Indonesia menjadi anggota Konvensi Apostille pada 2021, banyak dokumen publik untuk keperluan luar negeri kini cukup dilegalisasi melalui Kementerian Hukum dan HAM, bukan lewat notaris. Namun dokumen swasta seperti surat kuasa, perjanjian, atau surat pernyataan tetap butuh pengesahan tanda tangan lebih dulu di hadapan notaris sebelum diteruskan ke instansi berwenang.
Berapa Biayanya dan Apa Saja yang Harus Dibawa
Tidak ada tarif tunggal yang ditetapkan undang-undang untuk jasa legalisasi. Setiap kantor notaris menetapkan honorarium sendiri berdasarkan tingkat kerumitan dan jumlah dokumen. Di kota besar seperti Jakarta, Surabaya, atau Bandung, legalisasi satu dokumen umumnya berkisar Rp25.000 sampai Rp75.000. Kalau dokumennya puluhan lembar, misalnya berkas tender atau dokumen perusahaan, tarif biasanya dinegosiasikan per bundel dan bisa mencapai ratusan ribu rupiah.
Yang perlu dibawa adalah dokumen asli, fotokopi dokumen yang akan dilegalisasi, serta kartu identitas seperti KTP atau paspor. Untuk legalisasi tanda tangan, penanda tangan harus hadir sendiri; tidak bisa diwakilkan. Jika dokumen akan dipakai ke luar negeri dan perlu diterjemahkan, tanyakan apakah kantor notaris punya penerjemah tersumpah rekanan atau Anda harus menyiapkan sendiri. Terjemahan harus dilakukan sebelum atau bersamaan dengan legalisasi agar tanda tangan penerjemah juga bisa disahkan.
Satu hal yang sering luput: pastikan nama pada dokumen sama persis dengan KTP. Perbedaan satu huruf, misalnya nama yang disingkat di ijazah, sering membuat proses di kedutaan terhambat dan harus diulang dari awal. Notaris yang teliti biasanya memeriksa hal ini sebelum membubuhkan cap, tetapi bukan kewajibannya untuk mengoreksi isi dokumen.
Legalisasi, Waarmerking, dan Akta: Jangan Tertukar
Waarmerking adalah pencatatan dokumen di buku register notaris, dipakai untuk dokumen yang ditandatangani di luar hadapan notaris, misalnya perjanjian jual beli tanah yang dibuat sendiri oleh para pihak. Sedangkan akta adalah dokumen resmi yang dibuat oleh notaris berdasarkan keterangan para pihak, seperti akta jual beli atau akta ahli waris. Ketiganya punya kekuatan hukum berbeda dan tidak bisa saling menggantikan.
Kesalahan umum terjadi saat orang mengurus surat ahli waris. Mereka membawa surat pernyataan ahli waris yang ditandatangani semua anak di rumah, lalu meminta legalisasi. Padahal untuk keperluan bank atau balik nama sertifikat, yang dibutuhkan biasanya akta keterangan waris yang dibuat notaris, bukan legalisasi surat pernyataan. Akibatnya proses mundur dan biaya bertambah.
Kewajiban Notaris dan Batas Layanannya
Pasal 16 UU Jabatan Notaris mengatur sejumlah kewajiban yang relevan bagi pengguna jasa, antara lain bertindak jujur, saksama, dan tidak memihak, serta merahasiakan isi akta. Notaris juga wajib memberikan pelayanan sesuai ketentuan dan menolak permintaan yang bertentangan dengan hukum. Artinya, kalau dokumen yang dibawa jelas-jelas palsu atau tanda tangan dibubuhkan tanpa kehadiran pemiliknya, notaris berhak dan wajib menolak.
Notaris tidak bertanggung jawab atas kebenaran isi dokumen yang dilegalisasi, karena ruang lingkupnya hanya pengesahan tanda tangan. Karena itu, jangan menganggap legalisasi sebagai jaminan bahwa dokumen bebas sengketa. Untuk transaksi bernilai besar, misalnya perjanjian jual beli tanah, atau PPJB yang menjadi perjanjian pendahuluan sebelum akta jual beli, sebaiknya minta dibuatkan akta notaris atau minimal akta di bawah tangan yang diwaarmerking agar ada jejak resmi.
Layanan notaris juga tersebar sampai daerah. Di Bangli, Bali, misalnya, ada beberapa notaris yang melayani legalisasi untuk keperluan adat, pendidikan, dan pertanahan. Untuk wilayah yang notarisnya terbatas, sebaiknya menelepon dulu untuk memastikan jam layanan dan ketersediaan pejabat yang berwenang, karena tidak semua kantor melayani legalisasi di luar jam kerja.
Tips agar Proses Sekali Jadi
Hubungi kantor notaris lebih dulu dan sebutkan jenis dokumen serta negara tujuan pemakaian. Tanyakan apakah perlu legalisasi di Kementerian Luar Negeri, kedutaan, atau cukup apostille. Siapkan fotokopi sesuai jumlah permintaan instansi penerima, biasanya dua set. Datang lebih awal karena legalisasi sering harus antre dengan klien lain yang sedang menandatangani akta.
Simpan tanda terima dan catat nomor register dokumen Anda. Kalau di kemudian hari ada masalah, nomor ini memudahkan penelusuran. Untuk dokumen yang dipakai berulang, misalnya ijazah untuk melamar kerja ke luar negeri, pertimbangkan melegalisasi beberapa salinan sekaligus agar tidak perlu kembali setiap kali ada permintaan baru.